Phương pháp ra quyết định tập thể dựa trên sự đồng thuận (Generative decision making process)
Bài viết bởi Samantha Slade. Dịch bởi Đom Đóm Lab.
Ra quyết định cùng nhau không nhất thiết phải dông dài và mệt mỏi. Việc “ra quyết định dựa trên sự đồng thuận” (consent based decision making) chưa được nhiều người biết đến, mặc dù nó có thể giúp các tổ chức đưa ra quyết định tập thể một cách hiệu quả và sáng suốt. Chúng tôi sử dụng phương pháp này tại Percolab, một công ty tư vấn hỗ trợ đổi mới và hợp tác xã hội, có trụ sở tại Canada và Pháp.
Quá trình này cần một người chủ trì (host), lý tưởng nhất là mọi người luân phiên đảm nhận vai trò này. Tại Percolab, tất cả mọi người đều có thể chủ trì kiểu ra quyết định này và chúng tôi thay phiên nhau tùy thời điểm.
Khi bắt đầu phát triển thực hành này tại tổ chức, có thể sẽ hữu ích nếu tổ chức có thể mời một người chủ trì bên ngoài cho những lần đầu tiên, hoặc hỗ trợ huấn luyện để phát triển các kỹ năng trong nội bộ.

1. Độ chín
Đã đến lúc để ra quyết định này chưa? Bối cảnh đã rõ ràng chưa? Có cần thu thập thêm thông tin hoặc dữ liệu nào không? Liệu một cuộc trò chuyện mở có thể giúp quyết định này trở nên “chín” hơn??
Mẹo chủ trì: Để đạt độ chín cần thiết, có thể bạn cần mời một hay hai vòng trò chuyện mở trong nhóm (ví dụ: “Tôi sẽ đặt hẹn giờ trong 10 phút tới để các bạn khám phá chủ đề này nhé”). Cho thêm thời gian nếu cần. Có thể bạn cần kết luận rằng quyết định chưa chín muồi, điều này hoàn toàn bình thường. Lắng nghe sâu và khi bạn cảm nhận thấy có thể một đề xuất đã xuất hiệni, thì thời điểm đã chín muồi. Mời nhóm chuyển sang bước tiếp theo.

2. Đề xuất phiên bản I
Mời nhóm — có ai muốn đưa ra đề xuất đầu tiên? Điều này sẽ giúp nhóm tiến tới hành động và có nhiều cơ hội cùng tinh chỉnh đề xuất.
Mẹo chủ trì: Giúp người đề xuất đặt tên cho đề xuất, lý tưởng nhất là trong một câu đơn. Tránh để đề xuất phình lên thành nhiều đề xuất một lúc. Đảm bảo rằng đề xuất được viết ra để mọi người đều có thể nhìn thấy (tách biệt với người đề xuất) và nhắc lại thành lời.
.

3. Làm rõ
Nhóm có cơ hội đặt câu hỏi cho người đề xuất. Người đề xuất có hai cách phản hồi — i) Cung cấp câu trả lời hoặc ii) Nói “Không bao gồm trong đề xuất” nếu câu trả lời chưa rõ ràng trong đề xuất phiên bản 1
Mẹo chủ trì: Nếu ai đó đang nói mà không đặt câu hỏi (ví dụ: chia sẻ cảm nhận), hãy nhắc nhở họ rằng đây là giai đoạn đặt câu hỏi. Đảm bảo rằng tất cả các câu hỏi đều hướng đến người đề xuất và không ai can thiệp. Tránh để người đề xuất phân tán sang bất cứ điều gì khác ngoài câu trả lời thẳng thắn & súc tích. Cảm nhận khi nào giai đoạn làm rõ sắp kết thúc (ví dụ: mọi người đã sẵn sàng phản hồi).

4. Phản hồi
Tất cả mọi người (trừ người đề xuất) phải chia sẻ với nhóm phản hồi của mình về đề xuất; mọi tiếng nói và quan điểm khác nhau cần được lắng nghe. Người đề xuất tập trung lắng nghe và ghi chép lại. Sau đó, người đề xuất có thể đưa ra một phiên bản đề xuất mới nếu cần.
Mẹo chủ trì: Bắt đầu với người có cảm xúc phản ứng mạnh mẽ nhất, rồi đi vòng tròn cho đến khi tất cả mọi người đều chia sẻ phản ứng của mình. Cần đảm bảo rằng phản ứng không phải về người đề xuất, mà về nội dung đề xuất — nhắc nhở mọi người nếu cần thiết.
.

5. Đề xuất phiên bản II
Người đề xuất xây dựng một phiên bản mới của đề xuất dựa trên tất cả những gì đã được nói. Người chủ trì đảm bảo rằng nó được viết ra trực quan cho tất cả mọi người, đồng thời đọc to thành lời.
Mẹo chủ trì: Nếu bạn cảm thấy người đề xuất có thể muốn giữ nguyên đề xuất cũ, hãy lưu ý rằng họ có thể làm vậy. Nếu bạn cảm thấy người đề xuất cần hỗ trợ xây dựng phiên bản thứ hai, hãy lưu ý rằng họ có thể hỏi giúp đỡ — tuy nhiên, đừng vội vàng nói điều này.

6. Phản đối
Một phản đối cần nêu lên một rủi ro hoặc một bước thụt lùi đối với tổ chức hoặc dự án. Tất cả các phản đối được bày tỏ, sau đó người chủ trì quyết định xem phản đối đó có hợp lệ hay không. Nếu hợp lệ, người đề xuất cần tích hợp nó vào một phiên bản mới của đề xuất. (Sau đó, vòng phản đối được lặp lại).
Mẹo chủ trì: Đôi khi mọi người có thể bày tỏ những lo lắng cá nhân mà thực tế không phải là rủi ro của tổ chức. Điều này cần được phân biệt rõ ràng. Nếu nó mơ hồ, bạn có thể nhờ cả nhóm hỗ trợ. Đây là phần khó nhất của quá trình đối với người chủ trì.

7. Xác nhận trực quan
Mọi người xác nhận một cách trực quan rằng “Tôi có thể chấp nhận quyết định này” bằng cách giơ ngón tay cái. Đây là cách để mọi người thấy tất cả đều hoàn toàn đồng ý với quyết định này. Nếu có điều gì cần được nói lên mà chưa nói, nó sẽ xuất hiện bởi vì một người sẽ không thể giơ ngón tay cái lên. Điều này có thể xảy ra khi (i) ai đó đang khó khăn tìm từ ngữ để diễn đạt một ý tưởng quan trọng đối với họ hoặc (ii) ai đó đang không tham gia vào quá trình (muốn được tiếp tục chất vấn về quyết định sau khi đã được thống nhất). Dù là gì, nhóm cần quay lại tiến trình để giải quyết hết vấn đề.
Lưu ý: Có thể dùng thực hành xác nhận trực quan như một tín hiệu văn hóa để đẩy nhanh tiến trình quyết định. Ai đó đưa ra một đề xuất và bạn có thể dùng cách này để kiểm tra nhanh xem mọi người có thể chấp nhận nó hay không.
Mẹo chủ trì: Đây không phải là hội đồng ra quyết định và đây không phải là cơ hội để hạ ngón tay cái xuống và bắt đầu lại tiến trình. Đây đơn giản là bước xác nhận một cách trực quan. Nếu quá trình diễn ra suôn sẻ, tất cả các ngón tay cái sẽ được giơ lên. Nếu ai đó cảm thấy chật vật khi bày tỏ phản đối, hãy hỗ trợ họ và nhắc họ rằng mọi thông tin đều quan trọng.
Đây là bước khép lại cả tiến trình. Cũng như chơi piano, đừng cầu toàn ngay từ lần đầu. Mọi thứ đều cần luyện tập.
____
Tải miễn phí Tờ rơi về Generative Decision Making .
Bản gốc bài viết này được chia sẻ trên trang web của Percolab, và Medium trong Percolab Droplets. Dịch bởi Đom Đóm Lab.
Để hiểu thêm về Cách ra quyết định tập thể dựa trên sự đồng thuận (GDM), tham khảo thêm Tập huấn Cuộc họp đồng quản lý.