Thay đổi cách họp để thay đổi văn hóa

Khi thành lập Đom Đóm Lab, chúng tôi có mong muốn tạo ra một môi trường an toàn để thử nghiệm những thực hành đồng kiến tạo, và sau đó có thể chia sẻ cho cộng đồng. Một trong những cấu trúc chúng tôi áp dụng nhiều nhất để xây dựng văn hóa đồng hành và chia sẻ trách nhiệm là các Cuộc họp Đồng quản lý (ĐQL). Và khi nhận thấy xung quanh mình cũng có rất nhiều người đang loay hoay đi tìm cách cải thiện các cuộc họp, tháng Tám vừa rồi chúng tôi mở khóa tập huấn đầu tiên để hướng dẫn phương pháp này.

“Chị không thích đi họp, vì chị có rất nhiều trải nghiệm phải tham gia những cuộc họp không hiệu quả và mất thời gian.” Chị Phạm Hạnh Dung, một Quản lý Dự án của công ty Mainetti Việt Nam, chia sẻ khi được hỏi điều gì đã dẫn chị tới tập huấn. “Nên là khi nghe về một cuộc họp hiệu quả hơn, chị đã nghĩ: ‘Trời ơi! Cái này tôi đã chờ từ lâu lắm rồi.’”

Chị Dung thường phải chủ trì cuộc họp hàng tháng giữa các lãnh đạo phòng ban, và buổi họp đó thường xuyên bị lố giờ. Khi chị và một số đồng nghiệp cùng tham gia tập huấn, họ được học về các vai trò khác nhau trong một cuộc họp (người chủ trì, người quản giờ, thu hoạch…) để trách nhiệm không về hết một người.

[Sau khi đi tập huấn về] Hôm đó họp chị đứng lên phân vai ngay cho chị Lan làm điều phối, anh Martin làm quản giờ. Rồi chị thấy ui cha, chị Lan làm ngon hơn cả mình nè, rất bài bản. Hôm đấy vì có lễ Vu Lan nên bắt đầu họp từ 10h thay vì 9h, nhưng vẫn kết thúc được lúc 12h. Chị Lan yêu cầu mỗi phòng ban cắt từ 30%-50% thời gian thuyết trình, chỉ trình bày các ý chính muốn người khác biết. Nên dù bắt đầu trễ 1 tiếng nhưng mà vẫn kết thúc trước giờ ăn trưa.

Bên cạnh việc lố giờ thì một trong những điều khiến việc họp kém hiệu quả nhất là không rõ mục đích.

Như bạn Đỗ Thị Trà My, nhân viên của một tổ chức phi chính phủ, chia sẻ: “Ở văn phòng của em thì phải họp khá là nhiều. Và không phải cuộc họp thì họp nào cũng hiệu quả. Đôi khi em sẽ thấy một lời mời họp bay vào inbox và chỉ có một cái câu subject rất là vu vơ, không có mục tiêu, không có nội dung gì hết..”

Đến với tập huấn, My đã rất thích thú với cấu trúc rõ ràng của một cuộc họp ĐQL bao gồm bốn cấu phần: thông báo, phản hồi, đồng kiến tạo, và ra quyết định. Chị Nguyễn Thu Trang, người đồng sáng lập của Đom Đóm, giải thích: “Thông báo, tức là mình muốn người khác nghe mình. Tôi chỉ cần mọi người nghe cái thông tin này của tôi thôi, tôi không có ý định là cần nhận phản hồi.”

“Phản hồi có nghĩa là, mình muốn mình nghe người khác, và như vậy cần phải rất rõ ràng mình muốn nghe cái gì từ người khác để câu hỏi mình đặt ra cũng trở nên sắc nét hơn. Đồng kiến tạo là mình muốn mọi người cùng nghe nhau. Và ra quyết định là chúng ta cùng phải đi tới một cái điểm nào đấy.”

Các cấu phần này giúp mục tiêu của mỗi buổi họp, mỗi chủ đề, được rõ ràng hơn. My đã áp dụng chúng trong công việc của mình. Bạn chia sẻ:

Trong cuộc họp mà mình là điều phối, dù bận đến mấy thì mình vẫn cố gắng dành ra thời gian để viết cho các bạn biết buổi họp có những mục tiêu ra sao. Hoặc là tôi chỉ có một cái thông báo, hoặc là tôi muốn nghe từ bạn. Yêu cầu mình đưa ra rõ ràng hơn.

Ngoài những cấu phần cơ bản của họp ĐQL, tập huấn còn có những workshop chuyên đề để nâng cao các năng lực hợp tác khác nhau như các phương pháp ra quyết định và cách đặt câu hỏi hiệu quả.

Bạn Nguyễn Ngân Hà, điều phối viên của Giao Tiếp Trắc Ẩn, nói: “Bình thường khi em trình bày một vấn đề xong rồi em hay hỏi là: ‘thế mọi người nghĩ như thế nào? Mọi người có phản hồi gì không?’ Bây giờ em sẽ nghĩ là mình cần gì từ mọi người để có thể đi tiếp? Em có thể có mời thêm ý tưởng, hoặc mời thêm cảm nhận từ mọi người. Hoặc là mời thêm cái sự tham gia để làm. Em sẽ có một yêu cầu rõ ràng để công việc được đi tiếp.”

Chị Dung cũng đã rất ấn tượng với workshop về câu hỏi. “[Workshop] cho chị thấy được vỡ òa! Trời ơi, đặt đúng câu hỏi nó quá hay. Nó làm chị chú ý đến việc mình phải đặt câu hỏi nhiều hơn. Khi chị về làm việc với phòng ban của chị thì chị đặt câu hỏi nhiều hơn cho mọi người. Mọi người cũng trả lời được hết á. Từ trước đến giờ mình không để cho mọi người câu hỏi. Mình cứ giành quyền trả lời hết ý. Thì đó thực sự là cái có ảnh hưởng đối với bản thân chị nhiều.”

“Các cuộc họp là một hình thái thu nhỏ thể hiện văn hóa trong tổ chức và cộng đồng của chúng ta.” – Samantha Slade, một nhà sáng lập Percolab, đối tác học tập của Đom Đóm Lab, đã viết trong cuốn Going Horizontal. Khi các cá nhân được làm việc trong một môi trường mang tính cộng tác cao, nơi tinh thần trách nhiệm được đề cao hơn việc đổ lỗi và chỉ trích, tập thể trở nên gắn kết, nhạy bén, và dễ dàng thích ứng hơn với những thay đổi bất tận mà cuộc sống đang đem đến.

Thực tập họp đồng quản lý không chỉ dừng lại ở các cuộc họp. Đó là thực tập góp phần xây dựng và nuôi dưỡng sự chủ động, tập trung, tính tham gia và tinh thần trách nhiệm trong tổ chức, doanh nghiệp, và cả cộng đồng.